ORGANISASJONSPLAN STORHAMAR FOTBALL 2020 (Pr. mars 2020)

 

Årsmøtet
Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet og avholdes hvert år innen utgangen av mars måned. Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i klubbens lov/vedtekter, ref. kap. IV. Der fremgår det også hvordan årsmøtet skal innkalles.

For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha fylt 15 år, vært medlem i klubben i minst én måned og ikke skylde Storhamar Fotball kontingent (jfr. Vedtektene §5). Innkalling til årsmøtet annonseres på klubbens hjemmeside, i sosiale medier og sendes ut til medlemmer på e-post via Rubic.

Årsmøtet legger grunnlaget for klubbens virksomhet og styrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva klubben skal gjøre, og hvordan den skal drives, bør delta på årsmøtet. Protokollen fra årsmøtet legges ut på klubbens hjemmeside.

 

Styret
Styret er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Noen saker kan ikke styrebehandles, men må behandles av årsmøtet. Det gjelder saker som fremgår av «Årsmøtets oppgaver», ref. §16 i vedtekene, og saker som er av ekstraordinær karakter eller av betydelig omfang for klubbens størrelse og virksomhet. Dersom styret er i tvil, bør saken opp på årsmøtet.

Lovpålagte oppgaver for styret:

• Sette i verk årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak
• Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsvarlig måte, i samsvar med de vedtakene som er fattet på årsmøtet eller i et overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen og en forsvarlig økonomistyring
• Etter behov oppnevne komiteer, utvalg eller personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for deres funksjon
• Representere idrettslaget utad
• Oppnevne en som er ansvarlig for politiattester
• Oppnevne en ansvarlig for barneidretten
• Oppnevne representanter til årsmøter/ting i overordnede organisasjonsledd dersom årsmøtet ikke har valgt representanter
• Rapportere organisasjonsdata i samsvar med krav fastsatt av Idrettsstyret

Andre viktige oppgaver:

• Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap
• Påse at idrettens retningslinjer for aktiviteten i idrettslaget blir fulgt
• Stå for idrettslagets daglige ledelse
• Arbeidsgiveransvar for ansatte
• Legge frem innstilling til årsmøtet på kandidater til valgkomité
• Oppnevne to personer som i fellesskap skal disponere idrettslagets konti, og sørge for at de er dekket av underslagsforsikring
• Oppnevne eller engasjere regnskapsfører+
• Lage årsberetning fra styret til årsmøtet
• Oppdatering av klubbhåndboka

Styret fordeler er selv ansvarlig for å fordele oppgaver og ansvar mellom medlemmene av styret ut fra styrets behov.

 

Styret i Storhamar Fotball

 

Styrets arbeid
Styret i Storhamar Fotball skal ha styremøte hver måned på klubbhuset om ikke annet blir bestemt. Styreleder er ansvarlig for å kalle inn til styremøter og planlegger gjennomføringen av møtet sammen med daglig leder. Agenda med saksfremlegg sendes ut 3-5 dager før styremøtet. Faste punkter på styremøter er:

• Godkjenning av protokoll fra sist møte
• Gjennomgang av liste for «Oppfølging av styrevedtak» med status på avtalte oppgaver
• Status drift inkludert status økonomi
• Eventuelt

Utover dette er det ikke faste agendapunkter i styremøtet. Temaer/saker settes på agendaen ut fra behov og klubbens årshjul.

Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Styremedlemmene plikter å respektere et styrevedtak, selv om det er fattet mot vedkommende sin egen stemme.

Styremøter kan avholdes per epost eller per telefon, se vedtektenes § 10. Det skal alltid føres protokoll fra styremøtene.

Hvert styremøte bør innledningsvis starte med spørsmål om det foreligger mulig inhabilitet i noen av sakene, og behandlingen av inhabilitet skal alltid protokolleres. Om inhabilitet, se vedtektenes § 8.

 

Utvalg/komiteer
Mandat og oppgaver for utvalg/komiteer som er lovpålagte, går frem av klubbens vedtekter. Dette gjelder valgkomité, valgt revisor (ekstern revisor) og kontrollkomité.

For de styreoppnevnte utvalgene skal ansvar og hovedoppgaver for utvalgene beskrives av styret selv når det vedtar å opprette utvalgene. Slik blir det lett å finne ut hva de tillitsvalgte i komiteer og utvalg kan og skal gjøre. Beskrivelsen skal inneholde hvordan utvalget/komiteen er bygd opp, og hvilket mandat og hvilke oppgaver utvalget/komiteen har.

Storhamar Fotball sine utvalg/komiteer pr. dato:
1. Arrangement og cup
2. Sport
3. Forretningsutvikling
4. Valgkomitè
5. Kontrollkomitè

Alle utvalg/komiteer, med unntak av valgkomite, skal være representert med minst en person fra daglig ledelse/administrasjon og en fra styret. Utvalgene/komiteène setter opp møter etter behov og kan også danne underutvalg ved behov. Utvalgene/komitèene rapporterer til styret.

 

Ansatte
Storhamar Fotball har pr. dato 8 ansatte. 4 fast ansatte, 2 prosjektstillinger som utløper i 2020, 1 sesongarbeider og 1 innleid i engasjement for 6 måneder i 2020. Styret har iverksatt prosess for ansettelse av sportslig leder i fast stilling. Klubbens daglige leder er Arild Johansen. Alle ansatte har en stillingsinstruks, ansvarsfordeling og rollebeskrivelse fra styret (daglig leder) og fra daglig leder (de øvrige ansatte).

Daglig leder: Arild Johansen, mobil 975 40 801, mail arild@storhamarfotball.no
Klubbkoordinator: Hans Petter Nyberg, mobil 413 36 098, mail hanspetter@storhamarfotball.no
Vaktmester: Tin Aung Lai Thang, mobil 940 51 933.
Kontormedarbeider (deltidsstilling): Joakim Tønsager, mobil, 959 33 390, mail joakim@storhamarfotball.no.
Sportslig ansvarlig (prosjektstilling til 31.07.20): Torstein Jakobsen, mobil 971 93 027, mail torstein@storhamarfotball.no
Fritidskoordinator (prosjektstilling til 31.12.20): Hanne Kampenhøy, mobil 988 56 144, mail hanne@storhamarfotball.no
Dommeransvarlig (i sesong): Kader Kassoul, mobil 941 40 954, mail kader54@hotmail.com
Kontormedarbeider (midlertidig innleid mars-september 2020): Tommy Martinsen, mobil, mail tommy@storhamarfotball.no

 

Klubbens lov
Storhamar Fotball har egen lov (vedtekter) basert på lovnorm for idrettslag i tråd med retningslinjer fra Norges idrettsforbund (NIF). Lovnormen er ufravikelig og inneholder et minimum av det idrettslaget må ha i sin egen lov. Klubben kan vedta tillegg til loven, men tilleggene må ikke være i strid med lovnormen. Alle lovendringer må vedtas av årsmøtet. og fremgå av protokollen. Dersom årsmøtet vedtar lovendringer skal protokollen sendes til idrettskretsen.

Ved endringer i NIFs regelverk, plikter styret i organisasjonsleddet å gjøre eventuelle nødvendige endringer i eget regelverk. Slike lovendringer skal ikke vedtas av årsmøtet. Endringer skal gjøres kjent i organisasjonen så snart de er vedtatt av styret.

I klubbens lov (vedtekter) gjeldende fra 25.03.2020 er det ikke tatt inn tillegg til loven, utover § 2B som er tatt inn som følge av at klubben er medlem av Storhamar Allianseidrettslag. Også §2B er i tråd med retningslinjer fra NIF Loven er vedlagt denne klubbhåndbok.